4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste / Miksi keräämme tietojanne?
4.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.
4.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde:
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän:
- sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
- toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;
- sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.
Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.
b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö:
Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).
c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta:
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.
d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen:
Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.
4.3 Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
- laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
- mainonnan kohdentaminen
- palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
- asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
- palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
- rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
- muut vastaavat käyttötarkoitukset.
4.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 4.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.
5. Asiakasrekisterin tietosisältö / Mitä tietoja keräämme?
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
- omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
- lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
- palvelujen muut tapahtumatiedot
- reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
- vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
- nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
- oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
- oikeushenkilön toimiala
- tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta
- tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
- Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvät välttämättömät tiedot
- ulkomaalaisen Asiakkaan osalta tieto kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot
6. Markkinointirekisterin tietosisältö
Markkinointitarkoitusta varten rekisteritiedoissa käsitellään seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
- Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Asiakasta kiinnostavat asuntotyypit, hinta- ja sijaintitiedot sekä muut asiakkaan itse ilmoittamat vapaamuotoiset lisätiedot
- lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Asiakkaaseen kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
7. Tietojen säilytysaika
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.
Muita henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaoloajan, minkä jälkeen tiedot poistetaan. Lähtökohtaisesti asiakassuhdetta ei pidetä aktiivisena enää sen jälkeen, kun viimeisestä yhteydenotosta on kulunut vuosi.
Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.
8. Säännönmukaiset tietolähteet / Mistä tietoja kerätään?
Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta. Tietoja saadaan myös kiinteistönvälitysalan yhteisestä toimeksiantojärjestelmästä, isännöitsijäntodistuksesta ja muista isännöitsijältä saaduista asiakirjoista, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä sekä muista viranomaisrekistereistä, julkisista verkkolähteistä ja luottotietorekisteristä.
9. Tietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
- toimeksiannon toiselle osapuolelle (esim. ostajalle, myyjälle, vuokralaiselle tai vuokranantajalle) sekä kaupanvahvistajalle, pankeille, isännöitsijälle ja vakuutusyhtiöille kaupan tai vuokrasuhteen toteuttamiseksi;
- Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry:lle (KVKL) hintaseurantapalveluun (HSP) toimeksiantojen ja toteutuneiden kauppahintojen tilastointia varten;
- viranomaisille lain edellyttämällä tavalla (kuten veroviranomaisille, poliisille, ulosottoviranomaisille ja Aluehallintovirastolle);
- rekisterinpitäjän käyttämille alihankkijoille ja palveluntarjoajille (kuten IT- ja ohjelmistopalvelut, laskutus ja perintä) luottamuksellisesti ja vain toimeksiannon hoitamiseksi.
10. Rekisterin suojaus
Tiedot säilytetään teknisesti suojatuissa tietojärjestelmissä ja palvelimissa, joihin on pääsy vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:
- 11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio tiedoista.
- 11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- 11.3 Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi, ellei rekisterinpitäjällä ole lakisääteistä velvoitetta säilyttää tietoja (esim. Toimeksiantopäiväkirjan säilytysvelvollisuus).
- 11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä lakisääteisissä tilanteissa.
- 11.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
- 11.6 Oikeus vastustaa käsittelyä ja suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin milloin tahansa.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, jolla olisi rekisteröidylle merkittäviä oikeusvaikutuksia.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuojaom.fi
Puhelin: 029 566 6700
Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi
14. Selosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Ajantasainen seloste on aina saatavilla rekisterinpitäjän verkkosivustolla.